คำว่า อาร์ไคฟร์ (Archives) ในภาษาอังกฤษ มีรากศัพท์มาจากภาษากรีกว่าอาร์คีออน (Archeion) มาจากภาษาละตินว่า “อาร์คีวุม”(Archevum) ซึ่งหมายถึงที่ทำการของรัฐ และเอกสารที่เก็บรักษาไว้ในอาคาร หรือหน่วยงานนั้น สถาบันสำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญ(ในที่นี้ หมายถึง สถาบันจดหมายเหตุ) มีมา แต่โบราณครั้งอารยธรรมกรีก ชาวเอเธนส์เก็บเอกสารไว้ในโบสถ์ของพระมารดาแห่งเทพเจ้า(Mother of Gods) ผู้มีชื่อว่า Matroon โบสถ์ดังกล่าวเก็บเอกสารสำคัญ อาทิ สนธิสัญญา กฎหมาย บันทึกย่อการประชุมสภา หนังสือบทละครตัวเขียนของอีสคิลัส (Aeschylus) โสโฟคลิส (Sophoches) และ ยูริปิดิส (Euripides) ต่อมาเมื่อวัฒนธรรมโบราณเสื่อมลง เข้าสู่ยุควัฒนธรรมสมัยกลาง(Middle Age) ได้มีผลต่อลักษณะการจัดตั้งสถาบันจดหมายเหตุสมัยใหม่ ทั้งนี้ พัฒนาการของงานจดหมายเหตุ และสถาบันจดหมายเหตุ สามารถแบ่งได้ออกเป็น ๕ ยุค ตามพัฒนาการของกำเนิดเอกสาร วิธีการจัดเก็บดูแลรักษาเอกสาร การใช้ประโยชน์จากเอกสาร และแหล่งที่จัดเก็บ ได้แก่ ยุคโบราณ ยุคมืดและยุคกลาง ยุคฟื้นฟูศิลปะวิทยาการ ยุคปฏิวัติฝรั่งเศส และ ยุคสมัยใหม่ (สมสรวง พฤติกุล, ๒๕๓๙ : ๒๒-๒๓)

งานจดหมายเหตุยุคสมัยใหม่ (Modern Archives) เริ่มต้นในคริสต์ศตวรรษที่ ๒๐ โดยการจัดตั้งสถาบันจดหมายเหตุในภูมิภาคต่างๆ ของโลกได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้น ในยุคนี้ เกิดพัฒนาการทางวิชาการ เพื่อการจัดการเอกสารสมัยใหม่อย่างเป็นระบบ เนื่องจากเอกสารที่เกิดจากการปฏิบัติงานของหน่วยงานของรัฐได้เติบโต ซับซ้อน และขยายตัวตามการเติบโตของสังคมโลก และวิวัฒนาการของรูปแบบ และประเภทของวัสดุที่ถูกนำมาใช้เพื่อการบันทึกข้อมูลในเอกสารการดำเนินงานต่างๆ เมื่อประมาณ ๖๐ ปีที่ผ่านมา นักวิชาการด้านจดหมายเหตุโดยเฉพาะในยุโรปและอเมริกาได้พัฒนาแนวคิดในการบริหารจัดการเอกสารสมัยใหม่ ผลงานทางวิชาการของ T.R. Schellenberg เรื่อง Modern Archives Principles and Techniques ตีพิมพ์ครั้งแรก เมื่อ ปี ค.ศ.๑๙๕๖ มีสาระประกอบด้วย ๓ ส่วน คือ

การตระหนักถึงความสำคัญของเอกสารการปฏิบัติงานของหน่วยงานทางราชการในฐานะข้อมูลทางประวัติศาสตร์ ในไทยได้เริ่มมีมาตั้งแต่ครั้งรัชกาลที่ ๕ เมื่อเปลี่ยนแปลงระบบการบริหารราชการแผ่นดินโดยการจัดตั้งกระทรวง กรม เพื่อบริหารงาน ทั้งนี้ ได้ปรากฏเอกสารหลักฐานถึงการเรียกเอกสารสำคัญของราชการว่า “อาไคฟ” ในพระราชกระแสของพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว ดังนี้ “หนังสือชนิดนี้ ควรเข้าอาไคฟ ขอให้เก็บให้จงดี ”(กรมศิลปากร, ๒๕๔๒ : ๑๐) ต่อมาในปี พ.ศ.๒๔๕๙ ได้มีการจัดตั้งแผนกจดหมายเหตุในหอพระสมุดวชิรญาณ ให้จัดเก็บหนังสือจดหมายเหตุราชการบ้านเมืองที่ หอพระสมุดมีอยู่เดิม ท้องตราและใบบอกราชการหัวเมือง คำสั่ง ข้อบังคับ และรายงานที่กระทรวงต่างๆ ในสมัยนั้นจัดพิมพ์ขึ้น

“จดหมายเหตุ” ตามความหมายของหลักวิชาการสากล ได้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายเมื่อจัดตั้งกองจดหมายเหตุแห่งชาติ(National Archives of Thailand) ในสังกัดกรมศิลปากร ในปี พ.ศ. ๒๔๙๕ เพื่อทำหน้าที่เก็บเอกสารสำคัญๆ ของชาติ เช่น National Archives ของต่างประเทศ (เอกสารกลุ่มแรกๆ ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติได้รับมอบมาจัดเก็บคือเอกสารราชการต่างๆ ที่มีอยู่เดิมในแผนกจดหมายเหตุของหอพระสมุดวชิรญาณ และเอกสารของกรมราชเลขาธิการสมัยรัชกาลที่ ๕ - รัชกาลที่ ๗ ที่ได้รับมอบจากกรมเลขาธิการคณะรัฐมนตรี และเอกสารส่วนบุคคลของสมเด็จกรมพระยาดำรงราชานุภาพ) ต่อมา พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.๒๕๔๒ ได้ให้นิยาม “จดหมายเหตุ” ว่า หมายถึง “หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงาน หรือบันทึกเหตุการณ์ ต่างๆ ที่เกิดขึ้น, เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน ในที่นี้ มีข้อสังเกตว่าความหมายที่สามในพจนานุกรมนั้น เป็นความหมายที่กว้างเมื่อเทียบกับความหมายตามหลักวิชาการสากล ของงานจดหมายเหตุ ซึ่งคำว่า Archives มีความหมายถึงสามนัย คือ

เอกสาร (Records) เป็นบันทึกสารสนเทศ (Recorded Information) ที่หน่วยงาน สถาบัน หรือบุคคลได้จัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงาน ธุรกิจ กิจกรรม ต่างๆ โดยมีสาระ บริบท และโครงสร้างตามที่ผู้ผลิตเอกสารต้องการเพื่อให้เป็นหลักฐานของการกระทำนั้นๆ ข้อมูลบันทึกลงในวัสดุ และสื่อที่มีรูปแบบต่างๆ กัน ตามพัฒนาการของเทคโนโลยีแต่ละยุคสมัย เช่น ตัวอักษร ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เสียงบันทึก ฯลฯ ดังนั้น เอกสารจดหมายเหตุ(Archives) ซึ่งได้รับการคัดเลือกมาจากเอกสารการปฏิบัติงานดังกล่าวจึงมีมีรูปแบบ และสื่อต่างๆ ตามกำเนิดของเอกสารนั้น เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่มีคุณค่าถาวร (Permanent Value) กล่าวคือ แม้ว่าเอกสารจะสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว แต่ก็ยังคงมีคุณค่าอย่างต่อเนื่องในการเป็นหลักฐานอ้างอิงการดำเนินงาน ของผู้ผลิตเอกสาร และเป็นหลักฐานในการเป็นข้อมูลเพื่อศึกษาค้นคว้า วิจัย

ทั้งนี้ เอกสารการดำเนินงานของหน่วยงานของรัฐ ถือเป็นสมบัติของพลเมืองของรัฐนั้น จึงเป็นความจำเป็นที่รัฐจะต้องจัดตั้งหอจดหมายเหตุ เพื่อเก็บรักษาเอกสารสำคัญดังกล่าว ซึ่งจากเอกสารปริมาณมหาศาลที่หน่วยงานของรัฐสร้างขึ้น หรือรับไว้ตามกระบวนการของการปฏิบัติงานจะมีประมาณ ๒-๕ % ที่มีคุณค่าทางการบริหารงาน ทางกฎหมาย และการค้นคว้าวิจัย ที่สมควรจัดเก็บไว้ถาวรเป็นจดหมายเหตุ เอกสารปริมาณน้อยแต่ทรงคุณค่าอย่างมหาศาลนี้จะมีสารนิเทศที่แสดงให้เห็นสภาวะของรัฐนั้น ในแต่ละยุคสมัยทั้งทางเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ผ่านทางกระบวนการทำงาน ของหน่วยงานรัฐที่สะท้อนภารกิจของรัฐบาลในการแก้ไขปัญหา ความสำเร็จและความล้มเหลวของงาน รวมถึงวิกฤติการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น เช่น ภาวะสงคราม การอพยพ ภัยพิบัติต่างๆ และแม้ว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่ล่วงเลยมาแล้วเป็นประวัติศาสตร์ เอกสาร จดหมายเหตุของหน่วยงาน เช่น เอกสารการดำเนินงานตามแผนงาน โครงการต่างๆ จะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานใช้เป็นข้อมูลศึกษาเพื่อการกำหนดนโยบาย วางแผน การตัดสินใจเพื่อวินิจฉัยสั่งการในกิจกรรมการดำเนินงานที่กำหนดไว้ในปัจจุบัน เอกสารที่เป็นหลักฐานทางกฎหมายยังใช้อ้างอิงเพื่อปกป้องและคุ้มครองสิทธิประโยชน์เมื่อเกิดการฟ้องร้อง และเอกสารทางการเงินจะแสดงสถานะทางการเงิน และการใช้จ่ายเงินของหน่วยงาน หากนำเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงานหนึ่งมา รวบรวมไว้เอกสารทั้งหมดจะสะท้อนประวัติ พัฒนาการ เหตุการณ์ กิจกรรมสำคัญ อันมีคุณค่าต่อการศึกษาประวัติของหน่วยงานนั้น ตลอดจนสะท้อนผลงานของบุคคลสำคัญผู้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมตามที่ปรากฏในเอกสาร สามารถใช้อ้างอิงประวัติ แนวความคิด ทัศนคติ มุมมองของบุคคลนั้นที่สะท้อนจากวินิจฉัยในการสั่งการ หรือการปฏิบัติงานต่างๆ

เอกสารการดำเนินงานของภาคเอกชน รวมถึงส่วนบุคคล ที่มีการคัดเลือกให้จัดเก็บถาวรเป็นเอกสารจดหมายเหตุโดยสถาบันจดหมายเหตุ ก็มีความสำคัญใช้อ้างอิงการดำเนินงานของผู้ผลิตเอกสาร และใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการศึกษา ค้นคว้า วิจัย เช่น เอกสารจดหมายเหตุของบริษัท ห้างร้าน ธนาคาร จะให้ข้อมูลที่สะท้อนภาวะเศรษฐกิจของประเทศ และในบางกรณีจะเป็นเอกสารเรื่องที่มีความเชื่อมโยงกับเอกสารจดหมายเหตุของทางราชการ เช่น สัมปทาน การก่อสร้างในโครงการสำคัญต่างๆ เป็นต้น สำหรับเอกสารประจำตระกูล เอกสารของส่วนบุคคลที่ผลิตขึ้นตามภารกิจ และความสนใจในเรื่องต่างๆ เช่น แฟ้มการประชุมที่ได้บันทึกประเด็นความเห็นไว้ จดหมายโต้ตอบ คำปราศรัย สุนทรพจน์ ข้อเขียน สมุดบันทึกประจำวัน บัตรอวยพร ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ สารนิเทศจากเอกสารประจำตระกูล หรือเอกสารส่วนบุคคลนั้น นอกจากจะสะท้อนประวัติของวงศ์ตระกูล หรือบุคคลแล้ว ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการศึกษา ค้นคว้า วิจัยในวิชาการต่างๆ สุดแล้วแต่วัตถุประสงค์ของการค้นคว้า เช่น เอกสารจดหมายเหตุของท่านพุทธทาส อินทปัญโญ ซึ่งเก็บรักษาอยู่ที่ หอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ อันประกอบด้วยเอกสารลายลักษณ์ เช่น บันทึกต่างๆ จดหมายโต้ตอบ เอกสารการบรรยายธรรม งานเขียน งานแปล และ เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น ภาพถ่าย ฟีล์ม สไลด์ แถบบันทึกเสียงการแสดงธรรม ตลอดจนหนังสือ และสิ่งพิมพ์ต่างๆ ที่ท่านได้รวบรวมไว้

เอกสารจดหมายเหตุเหล่านี้เกิดจากการปฏิบัติงานอย่างอุทิศตนเพื่อเผยแผ่พระศาสนาในลักษณะ “ธรรมะคือหน้าที่” ของพุทธทาส ภิกขุ ตามปณิธานที่ท่านได้ตั้งไว้สามประการ คือ (๑) ให้พุทธศาสนิกชน หรือ ศาสนิกแห่งศาสนาใดก็ตาม เข้าถึงความหมายอันลึกซึ้ง ที่สุดแห่งศาสนาของตน (๒) ทำความเข้าใจอันดีระหว่างศาสนา (๓) ดึงเพื่อนมนุษย์ให้ออกมาเสียจากวัตถุนิยม ซึ่งสารนิเทศจากเอกสารจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ นอกจากจะเป็นหลักฐานขั้นปฐมภูมิ(Primary Sources) อ้างอิงชีวประวัติ และผลงานของท่านพุทธทาส ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัยทางวิชาการด้านการศาสนา และความเป็นไปของสังคมอันสะท้อนจากธรรมเทศนา ปาฐกถาธรรมของท่าน รวมทั้งเนื้อหาสาระจากหนังสือ เอกสารประเภทต่างๆ ที่ท่านได้รวบรวมไว้

จากการตระหนักถึงความสำคัญ และความจำเป็นที่จะต้องรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุ และสงวนรักษาไว้ไม่ให้สูญหาย เพราะมิอาจหามาทดแทนได้ถ้าเสียหาย ประเทศต่างๆ จึงมักจัดตั้งสถาบัน จดหมายเหตุ (ในที่นี้จะเรียกว่า หอจดหมายเหตุ) ที่หลากหลาย นอกเหนือจากการจัดตั้งหอจดหมายเหตุที่เป็นของรัฐ (Government Archives) ทั้งในระดับชาติ ระดับภูมิภาค และท้องถิ่นเพื่อจัดเก็บและให้บริการ

เผยแพร่ข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุของทางราชการ หอจดหมายเหตุที่ไม่ใช่ของรัฐมีหลายประเภท อาทิ หอจดหมายเหตุของภาคธุรกิจเอกชน(Business (For - Profit) Archives) เช่น หอจดหมายเหตุ บริษัทซึ่งจะเก็บรักษาเอกสารสำคัญของบริษัทนั้น หอจดหมายเหตุขององค์กรประเภทไม่หวังผลกำไร(Non - Profit (Archives) เช่น หอจดหมายเหตุของสมาคมทางประวัติศาสตร์ หอจดหมายเหตุของมูลนิธิ ซึ่งหอจดหมายเหตุประเภทนี้ส่วนใหญ่จัดตั้งโดยกองทุนจากผู้บริจาคเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญของ บุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือที่เกี่ยวข้องกับชุมชนแห่งใดแห่งหนึ่งโดยเฉพาะ หอจดหมายเหตุของสถาบันทางวิชาการ (Academic Archives) เช่น หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย และหอจดหมายเหตุของวัด(Church Archives) ซึ่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญของแต่ละวัด เป็นต้น

เนื่องจากเอกสารจดหมายเหตุมีความสำคัญ และมีเพียงฉบับเดียว หากเสียหายก็ไม่อาจหามาทดแทนได้อีก ดังนั้น หอจดหมายเหตุจึงต้องดำเนินการตามกระบวนงานจดหมายเหตุอย่างมีศักยภาพ เอื้อต่อการบริการเผยแพร่ใช้ประโยชน์ข้อมูลจากเอกสารโดยคำนึงถึงการอนุรักษ์เอกสารเป็นสำคัญ อาทิ ใช้วัสดุ ครุภัณฑ์ที่เหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสารตามมาตรฐานงาน การจัดเอกสารและทำเครื่องมือช่วยค้นเพื่อการควบคุมเอกสารให้เป็นระบบทั้งทางกายภาพและภูมิปัญญาตามมาตรฐานทางวิชาการที่กำหนด การจัดเก็บเอกสารในสถานที่เก็บที่มีการควบคุมสภาวะแวดล้อม เช่น ควบคุมอุณหภูมิ และความชื้นสัมพัทธ์ตามเกณฑ์มาตรฐาน โดยมีการควบคุมแสงสว่างและฝุ่นละออง